Практикуйте «обратный календарь» – приручите дедлайны

Срок выполнения задачи – часто как Дамоклов меч: не уложился – пиши пропало. Как обезвредить это «оружие» и обратить себе на пользу, точно знают организаторы мероприятий, мастера приручения времени. Своими техниками делится эксперт по ивент-менеджменту, преподаватель курса по подготовке мероприятий Центра управления и коммуникаций ВШЭ Максим Яковенко.

Содержание статьи:

• Успевать к сроку – значит, управлять ресурсами
• Иерархия сроков: следуйте этапам подготовки форума
• «Дедлайн дедлайнов»: жребий брошен
• «Обратный календарь»: заложите запасы времени
• Страницы «обратного календаря»
• Планировщики и задачники: важен единый подход
• Если сроки срываются
• «Несдвигаемые» даты
• Пользуйтесь единой системой планирования

Успевать к сроку – значит, управлять ресурсами

Крайний срок выполнения задачи – дедлайн – воспринимается двояко: как страх и ужас, стрессогенный фактор, и как ориентир, дисциплинирующий момент.

Те, кто укладывается в срок, явно хорошо управляют временем. Во многих сферах это критично: не успеть вовремя означает сорвать все дело, понести убытки и репутационный ущерб. Прощайте, новые контракты, интересные предложения и рост доходов. Одна из профессий, где дедлайн – царь и бог, – ивент-менеджер. Организатор международных и российских форумов и конференций, приглашенный эксперт-лектор в Президентском фонде культурных инициатив Максим Яковенко подчеркивает, что ивентщику необходимо «ÑƒÐ¼ÐµÑ‚ÑŒ управлять ресурсами – материальными, человеческими, а также временными».

Для ивент-менеджеров дедлайн – «Ð½Ðµ просто итоговая дата, точка невозврата для мероприятия, но еще и управитель всего организационного процесса и даже жизни организатора», говорит собеседник IQ Media. Дата мероприятия жестко зафиксирована, и обычно сдвинуть ее невозможно. На нее «Ð·Ð°Ð²ÑÐ·Ð°Ð½Ð¾» огромное количество людей, подверстаны бюджеты. Участники форума, конференции или конгресса – как правило, очень занятые люди, глубоко заранее планирующие свое расписание.

Простой пример. Если внезапно перенести ивент, скажем, с 1 на 5 июня, то «ÑÐ¾Ð±ÑŒÑŽÑ‚ся покупки билетов, аренда площадки (на 5 июня свободную площадку можно просто не найти), ключевые участники не смогут перенести свои даты, посыплется логистика и программа мероприятия», говорит эксперт.

Понятно, что в следующий раз в ваше ивент-агентство просто не обратятся. Вывод: дедлайн обязателен к исполнению.

Иерархия сроков: следуйте этапам подготовки форума

Ð’ организации мероприятия может быть несколько дедлайнов. Они определяются ключевыми датами подготовки. Опытный ивентщик понимает, когда нужно начать приглашать участников события, стартовать с продажей партнерских пакетов и сервисов, когда надо начать и завершить работу с площадкой, сколько дней требуют монтажные работы. «Ð’се это он четко знает и, работая с подрядчиками, площадкой, может расписать даты подготовки, и тогда все [участники команды] увидят дедлайны», – поясняет Максим Яковенко.

Так, привлечение партнеров должно быть закончено не позднее, чем за 10 дней до начала события, иначе будет поздно интегрировать партнера и бренд. Дизайн макетов для заказчиков, оформление площадки (баннеры, «Ð·Ð°Ð´Ð½Ð¸ÐºÐ¸» и пр.), печать материалов также нужно согласовать заранее. С тем, чтобы успеть напечатать материалы, смонтировать баннеры, обустроить площадку.

Опытный ивентщик четко видит эти сроки, в том числе главный – «Ð´ÐµÐ´Ð»Ð°Ð¹Ð½ дедлайнов».

«Ð”едлайн дедлайнов»: жребий брошен

По словам эксперта, существует «Ð ÑƒÐ±Ð¸ÐºÐ¾Ð½, после которого ничего уже нельзя изменить» – «Ð´ÐµÐ´Ð»Ð°Ð¹Ð½ дедлайнов». До него вы еще можете корректировать организацию мероприятия, например, проводить работы на площадке, после – уже нет.

«Ð”едлайн дедлайнов» – старт, момент, когда первый участник вступает на площадку мероприятия.

• Если мероприятие государственное, с участием первых лиц, площадка должна быть готова за два-три дня до события. Надо успеть закончить все монтажные работы. Кейтеринг, цветы можно завезти за несколько часов до старта.
• Есть и такие мероприятия (деловые, корпоративные, молодежные), для которых можно подготовить площадку за несколько часов до начала события.

«Ð˜Ð½Ñ‹Ð¼Ð¸ словами, существует определенная градация, когда должно быть жесткое и менее жесткое соблюдение всех сроков, – говорит Яковенко. – Все зависит от статуса мероприятия и от площадки».

«Обратный календарь»: заложите запасы времени

С опытными ивентщиками все понятно. Они хорошо ориентируются в сроках. А вот новичкам в индустрии нужна «матрица» планирования. Собеседник IQ Media отмечает: «Допустим, молодой ивент-менеджер получил задание подготовить мероприятие. Эта большая задача может пугать его: он не знает, с чего начать». Хорошее решение – техника «обратный календарь»: она снижает стресс, позволяет работать в спокойном режиме.

«Ð§Ñ‚обы забраться на вершину горы, нужно сначала подойти к подножию, потом с него подниматься наверх, – рассуждает эксперт. – Техника обратного календаря как раз помогает немного успокоиться, увидеть “подножие”. Если мы знаем, что форум начнется 1 июня, мы от этой даты начинаем отходить обратно к к февралю».

1 июня в 10.00 мероприятие стартует – и к этому моменту должна быть полная готовность. Площадка должна быть полностью оформлена 30 мая к 18.00.

«Обратный календарь» подразумевает, что мы разбиваем задачи на подзадачи и к ним выставляем дедлайны.

Страницы «обратного календаря»

Рассмотрим эту технику детально.

• Сначала определяем, сколько времени нужно на подготовку площадки. Если это выставка, и предполагается большая застройка, то отводим на подготовку две недели. (Ð’ случае небольшого мероприятия без застройки можно заложить и пару дней.) Так или иначе, звоним на площадку, подрядчикам, застройщикам и обсуждаем, сколько потребуется времени для ее оформления. Тем самым мы отступаем назад, к 15 мая, старту монтажных работ. 
• Составляем список гостей мероприятия. Отводим «три месяца на пригласительную кампанию и продажу пакетов участия», предлагает эксперт.
• Закладываем еще один месяц на составление пакетов участия. 

Обратите внимание: до этого надо продумать и описать ценности мероприятия. Это непременное условие любого ивента.

• Для продажи участия нужен сайт и социальные сети. Если они должны быть готовы к февралю, значит, найдем разработчиков сайта и SMM-менеджеров уже в январе.

Этот метод работает для любых мероприятий.

Планировщики и задачники: важен единый подход

Наконец ключевые даты определены. Соблюдать их помогут технические инструменты, «всевозможные софты: Google Календарь с напоминаниями, разнообразные планировщики и задачники», отмечает Максим Яковенко. Они позволяют зафиксировать задачи. Главное, чтобы команда тоже видела их. У ваших коллег должно быть то же приложение, тот же календарь, что и у вас, чтобы им приходили напоминания. Подрядчики тоже должны знать все эти даты.

С помощью планировщика вы выстраиваете единую экосистему, координирующую всех участников проекта.

Если сроки срываются

Иногда что-то идет не так. Например, подрядчики подвели. Или к 1 марта сайт не готов, хотя пора уже запускать продажу участия и приглашения. Причем о срыве сроков вы узнаете 28 февраля. Что делать?

Приходится быстро искать нового разработчика сайта. Выйдет накладно. «Ð£ новой компании уже нет месяца на подготовку сайта, – рассуждает Максим Яковенко. – Ð’Ñ‹ просите подрядчика сделать все за неделю, в крайнем случае – за 10 дней. Он выставляет ценник вдвое-втрое дороже. У вас начинают слетать сроки, и вы явно выходите из бюджета. Ð’Ñ‹ понимаете, что вам придется приглашать участников за 2,5 месяца вместо трех». Справитесь? Если сомневаетесь, подумайте, как усилить пригласительную кампанию, какие принять меры. (Возможные решения – тема отдельной статьи). 

Подобные непредвиденные ситуации – увы, не редкость. При этом дедлайн дедлайнов не меняется. Нужно подстраиваться под него.

Несдвигаемые даты

С учетом возможных форс-мажоров заложите в ваши планы временной запас. Особенно в случае, если речь идет о государственных мероприятиях с фиксированными датами, скажем, 9 мая. Почти в каждом городе подготовкой этого праздника занимаются специалисты местной администрации. 

Другой пример – новогодние торжества. 31 декабря на центральной площади мэр города или губернатор поздравляет жителей с Новым годом. К этой дате нужно все успеть: украсить площадь, нарядить елку, залить каток, подготовить палатки с горячим чаем, организовать концерт и, конечно, позаботиться о безопасности.

Пользуйтесь единой системой планирования

График проведения мероприятий может быть очень насыщенным. У ивентщиков, которые специализируются на корпоративах, бывают по два мероприятия в день. Например, под Новый год.

Все события стоит закреплять в единой системе планирования, советует эксперт. Конечно, идеальных планировщиков не существует. И все же имеющиеся варианты неплохо работают. Разумеется, вкупе с организованностью и ответственностью самого ивент-менеджера. Прокачать эти навыки можно на курсах. Они научат, как сделать успешным любое мероприятие – и как «Ð¿Ñ€Ð¸Ñ€ÑƒÑ‡Ð¸Ñ‚ÑŒ» дедлайны.

Также читайте:

• Ивентор: серый кардинал, универсальный менеджер или шоумен?
• Словарь помогающих профессий по версии IQ Media
• Эффективный тайм-менеджмент – это умение признать свою не-всесильность